Tribune libre par Cédric Mermilliod, Co-fondateur d'Oodrive & Directeur Général

Révoquer le papier, réduire les impressions, supprimer les documents circulant dans les entreprises et dans notre quotidien : l'idée n'est certes pas nouvelle, mais elle reste au cœur des problématiques, et ce pour des raisons qui peuvent aller de la nécessaire réduction des coûts à un souci d'écologie. Grâce aux technologies numériques, un très grand nombre de documents peuvent être dématérialisés ; et étant donné que la digitalisation de notre monde semble être en marche, il est légitime de se demander jusqu'à quel point notre vie peut devenir immatérielle.

Achats sur internet, souscription à un contrat, transmission d'un constat d'accident, etc., la dématérialisation gagne du terrain dans notre quotidien via son lot d'innovations. Nous avons d'ores et déjà recours à la dématérialisation sans même y penser. Et, c'est également sans y penser, que nous gagnons du temps et de l'argent. Aujourd'hui, la majorité des français, toutes générations confondues, est familiarisée avec l'usage d'Internet. Mais que se passerait-il si toutes leurs démarches devaient obligatoirement se faire via un ordinateur, une tablette ou encore un smartphone ? Et quel est l'intérêt pour une entreprise de privilégier les solutions digitales aux solutions physiques ?

Notons tout d'abord que cela permet de parler Écologie à une époque où la COP 21 encourage l'Economie à devenir « green », poussant ainsi les entreprises à se montrer davantage écoresponsables. Mais l'autre vraie valeur ajoutée de la dématérialisation se mesure en termes de coûts et d'efficacité.


Évolution des mentalités et des habitudes
En 2016, moins d'un Français sur dix se déclare totalement opposé à la dématérialisation (sondage Ipsos pour le cabinet BearingPoint - 2016). Nous sommes également 85% à estimer qu'il s'agit, tout comme le tri, d'un geste écologique, et 84% d'entre nous attendent le gain de place que représente le passage à la facture dématérialisée. Alors, si les populations sont prêtes à opérer ce changement d'usage, où en sont les entreprises dans sa mise en œuvre ?


La dématérialisation : une nouvelle manière de travailler ensemble
Ces nouveaux comportements et tendances marché sont confirmés par l'adoption de plus en plus soutenue de solutions de dématérialisation sécurisées, certifiées et au déploiement rapide. Même si l'entreprise « zéro papier » n'existera vraisemblablement jamais, les processus de dématérialisation gagnent donc incontestablement du terrain. Et pour cause, la mise en place d'une telle politique permet certes de faire des économies substantielles de papier, mais elle favorise aussi le développement du travail collaboratif. Les solutions collaboratives permettent à tous les intervenants d'un même projet de travailler ensemble depuis différents points géographiques. Avec la dématérialisation, l'entreprise n'a plus de frontières.

Faire confiance au numérique

La gestion en ligne de notre quotidien génère une certaine appréhension aussi bien au sein de l'entreprise que dans notre vie privée. Pourtant, les solutions proposées aujourd'hui offrent un haut niveau de sécurité et de confidentialité. Les solutions de confiance numérique (certificat électronique, horodatage, signature électronique) simplifient les démarches administratives et commerciales en limitant le recours à un support physique et en réduisant les délais et les coûts de traitement des dossiers (affranchissement, délais postaux, transmissions internes...). Par exemple une entreprise qui propose à ses clients de signer de manière électronique et en quelques clics un contrat gagne non seulement en réactivité mais voit aussi son image se moderniser. Les clients et les entreprises tissent ainsi une relation de confiance et ce dès le premier contact.

Il est important de souligner que les solutions de confiance numérique assurent la confidentialité, la traçabilité et l'intégrité des échanges électroniques. Elles ont été pensées et conçues afin de lier les aspects juridiques aux aspects techniques. Ces technologies donnent ainsi une valeur indéniable aux documents. Par exemple, une signature électronique a la même valeur légale qu'une signature manuscrite. Elles permettent par ailleurs de sécuriser les opérations sensibles, mais aussi de garantir l'identité des interlocuteurs grâce au certificat électronique, véritable carte d'identité numérique.

Enfin, pour mener à bien un processus de dématérialisation, il est important de s'appuyer sur un Tiers de confiance reconnu par l'État. De cette façon, l'entreprise est en stricte conformité avec le cadre réglementaire européen et les exigences techniques imposées par l'Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI).